Persondatapolitik for Ferskvandscentret og AQUA

Et af Ferskvandscentrets og AQUAs overordnede mål er at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere – dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger.

Ferskvandscentrets og AQUA ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan Ferskvandscentret og AQUA håndterer dine personoplysninger. 

 

1. Dataansvarlig

Ferskvandscentret driver en række forskellige forretningsområder, herunder hotel og konferencevirksomhed (Gl. Skovridergaard Hotel og Konferencecentre samt Vejlsøhus Hotel og Konferencecenter), kursusvirksomhed samt udlejning af erhvervslokaler. AQUA driver et ferskvandsakvarium og dyrepark. Både Ferskvandscentret og AQUA er dataansvarlig.

Ferskvandscentrets kontaktoplysninger er:

Den selvejende institution Ferskvandscentret
Vejlsøvej 51
8600 Silkeborg
Att.: Adm. direktør Knud Bundgaard

AQUAs kontaktoplysninger er:

Den selvejende institution AQUA Ferskvandsakvarium

Vejlsøvej 55
8600 Silkeborg
Att.: Adm. direktør Knud Bundgaard

 

Ferskvandscentret og AQUA udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Ferskvandscentret og AQUA er på nuværende tidspunkt i gang med at tilpasse relevante processer og systemer i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR).

Ferskvandscentret og AQUA indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Ferskvandscentrets og AQUAs serviceydelser eller varer, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Ferskvandscentret eller AQUA, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Ferskvandscentret og/eller AQUA.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Ferskvandscentret og AQUA afgiver til Ferskvandscentret eller AQUA i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Ferskvandscentret eller AQUA.

 

2. Hvordan indsamler Ferskvandscentret og AQUA personoplysninger?

Ferskvandscentret og AQUA indsamler personoplysninger på følgende vis:

  • Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Ferskvandscentrets eller AQUAs serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Ferskvandscentret eller AQUA.
  • Fra personer, der handler på dine vegne.
  • På business til business (B2B) marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Ferskvandscentrets eller AQUAs serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
  • Via browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af Ferskvandscentrets eller AQUAs digitale ydelser.
  • Ved deltagelse i Ferskvandscentrets eller AQUAs kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på enten Ferskvandscentrets og/eller AQUAs nyhedsbreve.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Når leverandører indgår aftaler med Ferskvandscentret eller AQUA eller afgiver tilbud til Ferskvandscentret eller AQUA.

Indsamling af personoplysninger samt behandlingen af disse vil til enhver tid ske i henhold til gældende lovgivning. 

 

3. Hvilke informationer indsamler Ferskvandscentret og AQUA?

Ferskvandscentret og AQUA indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger.
  • Kreditkortoplysninger – eventuelt som garanti for en reservation.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik, herunder også brugen af Ferskvandscentrets eller AQUAs digitale serviceydelser.
  • Brugen af kunde/loyalitetsprogrammer.
  • Feedback via vores gæste-/kundeundersøgelser.
  • Feedback via fysiske såvel som onlinebaserede konkurrencer.
  • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner.
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

Du kan, efter eget ønske, vælge at give Ferskvandscentret eller AQUA personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give Ferskvandscentret eller AQUA mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig.

Det kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Medicinsk tilstand

Såfremt du frivilligt og efter eget valg vælger at gøre dette, betragter Ferskvandscentret og AQUA det samtidig som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger på din profil.

Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil Ferskvandscentret og AQUA i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig, en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat eller en samarbejdspartnere.

I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om Ferskvandscentrets og AQUAs vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger. 

 

4. Køb med kreditkort 

Ferskvandscentret og AQUA anvender Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), i forbindelse med dine køb af varer/services og betaler med kreditkort. Såvel DIBS som Ferskvandscentret og AQUA er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Ferskvandscentret og AQUA de oplysninger, som du har oplyst, i indtil 5 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.  

 

5. Hvad er formålet med indsamlingen?

Ferskvandscentret og AQUA indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelser samt i nærværende persondatapolitik.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, der både afgør hvilke personoplysninger Ferskvandscentret og AQUA indsamler samt formålet med indsamlingen.

Ferskvandscentrets eller AQUAs formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:

  • Behandling af dine reservationer og køb af serviceydelser.
  • Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser.
  • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.
  • Opfyldelse af din anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af serviceydelser.
  • Tilpasning af kommunikation og markedsføring til dig.
  • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.
  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.
  • Administration af din relation til Ferskvandscentret eller AQUA.
  • Opfyldelse af lovkrav. 
  •  

6. Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå Ferskvandscentret og AQUA baserer behandlingen af dine personoplysninger:

Ferskvandscentret og AQUA kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med attraktionsbesøg, hotelophold, mødeafvikling, deltagelse i undervisning- eller kursusforløb, indgåelse af lejeaftale og/eller samarbejds- og leverandøraftaler.

Ligeledes kan Ferskvandscentret og AQUA behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Behandlingen kan også finde sted for at Ferskvandscentret og AQUA kan forfølge en legitim/saglig interesse, medmindre din interesse går forud for dette.

Af legitime interesser, som Ferskvandscentret og AQUA forfølger kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af Ferskvandscentrets og AQUAs serviceydelser.

Oplyser du Ferskvandscentret eller AQUA om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger Ferskvandscentret og AQUA oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos Ferskvandscentret og AQUA generelt.

I nogle tilfælde vil Ferskvandscentret og AQUA modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af en assistent eller lignende. I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om Ferskvandscentrets og AQUAs vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt Ferskvandscentret og AQUA ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger Ferskvandscentret og AQUA er pålagt at registrere. 

 

7. Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.

Rettighederne er som følger:

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Ferskvandscentret og AQUA behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Ferskvandscentret og AQUA har registreret om dig.
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger Ferskvandscentret og AQUA har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Ferskvandscentret og AQUA alle oplysninger, som Ferskvandscentret og AQUA ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Ferskvandscentret eller AQUA efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til Ferskvandscentret eller AQUA enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Du kan også kontakte Ferskvandscentret eller AQUA, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Skriftlig anmodning herom fremsendes til:

Den selvejende institution Ferskvandscentret

Vejlsøvej 51
8600 Silkeborg
Att.: Administrerende Direktør Knud Bundgaard

Eller:

Den selvejende institution AQUA Ferskvandsakvarium

Vejlsøvej 55
8600 Silkeborg
Att.: Administrerende Direktør Knud Bundgaard

 

Ferskvandscentret eller AQUA vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din post-/e-mail adresse.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger Ferskvandscentret eller AQUA, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Ferskvandscentret og AQUA kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier). 

 

8. Hvis du ansøger om en stilling hos Ferskvandscentret eller AQUA

Når du søger en stilling hos Ferskvandscentret eller AQUA behandles de oplysninger, som du har givet Ferskvandscentret eller AQUA i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse herunder dit CV.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen for udvalgte stillinger kan Ferskvandscentret eller AQUA bede kandidaterne om at gennemføre en personlighedstest. Resultatet af denne bliver behandlet af den relevante afdelingsleder og dennes chef.

Ferskvandscentret og AQUA bruger oplysningerne til at vurdere, om Ferskvandscentret eller AQUA ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Dine oplysninger opbevares blandt andet i Ferskvandscentret og AQUA personalearkiv (elektronisk).

Det er alene relevante ledere, Bogholderiet (lønadministrationen) og IT-administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysningerne.

Hvis du bliver ansat i Ferskvandscentret eller AQUA, gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Ferskvandscentret og AQUA persondatapolitik for medarbejdere, som du finder på Ferskvandscentret og AQUA intranet (Bølgen).

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 6 måneder efter afslaget er givet. Ferskvandscentret eller AQUA indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen i personalearkivet.

Ferskvandscentret og AQUA kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

Ferskvandscentret og AQUA beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik.

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Ferskvandscentret eller AQUA behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at Ferskvandscentret eller AQUA sletter dine oplysninger, kan du rette henvendelse til Ferskvandscentrets Bogholderi via e-mail lp@fvc.dk eller via telefon 89 21 21 02.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.  

 

9. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

Ferskvandscentret og AQUA beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Ferskvandscentret og AQUA har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.

Ferskvandscentret og AQUA kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tager Ferskvandscentret og AQUA løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Ferskvandscentret eller AQUA underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Ferskvandscentrets og AQUAs sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Udover Ferskvandscentrets og AQUAs interne systemer benytter Ferskvandscentret og AQUA sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

For at kunne opfylde aftaler og yde det højeste niveau af service deler Ferskvandscentret og AQUA udvalgte personoplysninger blandt andet på din opfordring med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc.

Ferskvandscentret og AQUA deler og videregiver endvidere dine personoplysninger internt. Formålet med dette er at kunne yde den mest optimale betjening og service til dig, uanset hvilket forretningsområde du henvender dig til.

Ferskvandscentret og AQUA kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Ferskvandscentret og AQUA sletter dine personoplysninger, når Ferskvandscentret eller AQUA efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

 

10. Cookies

Ferskvandscentret og AQUA anvender cookies til de digitale ydelser.

En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone, iPad eller hvad du ellers surfer nettet med, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din compu­ter mv. og samle information om, din adfærd på nettet, herunder hvilke sider og funktioner, der besøges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde, at få et website til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle websites.

11. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Ferskvandscentret eller AQUAs behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:

Ferskvandscentrets kontaktoplysninger er:

Den selvejende institution Ferskvandscentret
Vejlsøvej 51
8600 Silkeborg
Att.: Bogholderiet

AQUAs kontaktoplysninger er:

Den selvejende institution AQUA Ferskvandsakvarium

Vejlsøvej 55
8600 Silkeborg
Att.: Bogholderiet

 

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet.

Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.

Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Ferskvandscentrets og AQUAs hjemmeside subsidiært på intranettet